Een jaarverslag is voor een bedrijf of organisatie een verplicht nummer. Je moet logischerwijze verantwoording afleggen aan je aandeelhouders of aan de maatschappij. En transparant zijn natuurlijk.
Het beste is om in november te beginnen met het voorbereiden van het jaarverslag van het aflopende jaar. Maar meestal is de communicatie-afdeling dan nog druk doende met de kerstkaarten, de kerstpakketten, de relatiegeschenken en de nieuwjaarstoespraak van de directie. Is dat allemaal communicatie? Dat is natuurlijk de vraag. Voor het gemak gaan we daar even van uit.
Daarom zit de jaarverslagcommissie in januari pas voor het eerst bij elkaar.
Als de voorzitter dezelfde is gebleven, dan is de vergadering snel afgelopen. Het vorige jaarverslag is goed bevallen, dus doen we het dit jaar weer net zo.
Als er een nieuwe commissievoorzitter is, dan zegt hij of zij dat er dit jaar toch echt een beter product moet komen. Vorig jaar is het allemaal veel te duur geweest, de foto’s waren lelijk, het papier was te slap, de planning was knudde, het logo stond er verkeerd op en op de website is het jaarverslag nauwelijks te vinden.
Dan gaat iedereen aan de slag.
Er komt enorm veel kijken bij zo’n jaarverslag. Wat moet er allemaal niet in? Hoe goed we het als organisatie doen natuurlijk. Dat we dit jaar weer beter gepresteerd hebben dan vorig jaar. Dat de tevredenheid van de klanten op meerdere punten is toegenomen. Er zijn wel meer klachten geteld, maar dat komt doordat we nu beter tellen. Dat we werken aan die paar kleine puntjes die nog beter kunnen. Wat we hebben gedaan voor het personeel. Wat we hebben gedaan voor het milieu. En de jaarrekening natuurlijk en de accountantsverklaring. En een mooi voorwoord met de naam van de directeur eronder. O ja, laten we het stukje van de ondernemingsraad niet vergeten.
Talloze interne afdelingen moeten informatie aanleveren. Daar hebben ze allemaal geen tijd voor. Iemand (die daar ook geen tijd voor heeft) moet herinneringsmailtjes sturen. Iemand (die daar ook geen tijd voor heeft) moet al die teksten samensmeden tot een overzichtelijk geheel. Iemand moet de taal- en spelfouten eruit halen. De vormgever maakt een lay-out, die de directiesecretaresse vervolgens afkeurt. Dan moet hij een nieuw voorstel maken. We hebben eigenlijk geen geschikte foto’s. Er moeten nieuwe komen. Maar ja, wat moet erop?
Als de deadline van het jaarverslag angstwekkend dichtbij is, moet de directie alles nog goedkeuren. Verdorie, heeft niemand die spelfout in de naam van de directeur gezien? En dan moeten ook de toezichthouders nog instemmen. Net op tijd staat het op de website. Oef, gehaald.
Maar dan zijn we er nog niet. Er komt ook nog een papieren versie. Steviger papier dan vorig jaar, maar wel goedkoper. ’T is toch al zo’n dure grap. Hoeveel hebben we er eigenlijk nodig? Vorig jaar hebben we er vierhonderd laten maken, er staan nog drie dozen vol in het magazijn. Laten weer er toch maar weer vierhonderd doen, voor de zekerheid. Voor de kosten maakt het bijna niks uit. Waar is de verzendlijst gebleven?
In augustus gaan de verslagen de deur uit. Ze zijn best mooi geworden dit keer. We kunnen er trots op zijn. De toezichthouders waren ook tevreden. Misschien winnen we er dit jaar wel een prijs mee, de prijs voor het beste jaarverslag. Eén van de belangrijkste communicatiemiddelen van de organisatie.
Hoewel, communicatie….Hoe kan iets dat niemand leest een communicatiemiddel zijn?